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一流的工程建設離不開一流的檔案管理---陜西省秦嶺終南山公路隧道檔案工作紀實

作者:黃海波 張騫    部門:綜合辦公室    發表日期:2011-12-28    瀏覽次數:15049

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    2007年竣工的秦嶺終南山公路隧道,以世界上第一座最長的雙洞高速公路隧道等多項世界之最聞名遐邇。何談第一,檔案為憑。自從承接這一重大項目工程以來,陜西省交通建設集團公司秦嶺終南山公路隧道分公司就堅持把檔案管理工作擺在突出位置,認真做好各類原始資料的收集、整理、編目和歸檔工作,構建起分類科學、組卷合理、排列系統、查考便利的綜合檔案管理服務體系。

    從2002年工程開工伊始,隧道分公司領導便率先成立檔案管理領導小組,設立專門檔案室,配備檔案員,組織大家認真學習相關檔案管理規范,把檔案工作納入隧道建設管理全過程,與工程質量管理、工程進度管理擺在同等位置,規范各監理、施工單位建立項目檔案管理責任制,明確工程項目各類文件資料收集、整理、歸檔及移交的時間、程序與責任,構建起了體系健全、責任明晰的檔案綜合管理網絡,為檔案工作的順利開展奠定了堅實基礎。

    多年來,分公司逐步加大資金投入,加強基礎設施建設,改善檔案保管設施和保護條件,設立了總面積300平方米的檔案室,各監理、施工單位都建立專門檔案室,配備專用設施和設備,制定了檔案室管理制度和檔案人員職責,堅持定期檢查制度,嚴格控制溫濕度。目前,檔案室保管文書檔案達6200件,科技檔案4700多卷,實物檔案80余件。

    為確保檔案工作規范化、系統化,分公司加大對參建單位檔案管理工作的指導、檢查和監督,實現了檔案管理與工程建設同步進行。辦公室定期指導各監理、施工單位對建設期間形成的文書、施工原始記錄、試驗資料等進行規范整理,檔案員每周去工地檢查不少于2次,對施工原始資料等進行抽查,發現問題及時整改,確保資料齊全完整。多次邀請專家對施工、監理和一線項目管理人員進行檔案資料整理、保管等工作的指導和培訓。同時,公司還將關口前移,堅持從檔案形成的源頭抓起,強化過程控制,推行痕跡管理。

    為加快推進檔案管理信息化建設,集中完成建設運營期間形成的文書檔案、科技檔案的目錄錄入、原文掃描及數據刻錄工作,建成省交通集團信息量最大的原文數據中心,公司利用電子檔案管理軟件,錄入文件級條目達到1013條、科技檔案案卷級1492卷,卷內文件9570條目,在隧道監控指揮中心建成了一整套電子檔案歸檔、查閱系統,在監控大廳即可實現檔案查閱。檔案查閱與運營監控在監控大廳大屏幕上可實時轉換,為快速準確處置隧道突發應急事故提供了準確翔實的技術參考,極大地提升了檔案管理信息化水平。

    近兩年來,分公司檔案室先后為建設管理、設計變更、工程決算等單位提供檔案資料1260卷,復印檔案資料7600頁。由于工程質量和技術過硬,吸引了國內外875批次2萬人前來學習考察,隧道科研成果被直接應用于全國11個省區100多個公路隧道的施工,為全國特長公路隧道規劃、設計和施工發揮了重要的借鑒作用。同時,公司積極開發檔案信息資源,編纂了《秦嶺終南山公路隧道工程建設與運營管理》《秦嶺終南山特長公路隧道關鍵技術研究》等編研成果,為秦嶺終南山隧道財務審計、公路隧道養護、維修、基建工程等提供了準確、翔實的檔案信息。

    原載于《中國檔案報》2011年12月23日    總第2247期    第二版

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